Officeソフトから印刷用PDFを書き出す方法
近頃主流になっているネット印刷ですが、
PDF入稿を勧めるサイトが多くなっています。
この記事では
「WordやPowerPointで作成したデータで印刷を注文したいけれど、
PDF入稿はよくわからない」という方のために、
印刷用PDFの書き出し方法や注意点を紹介します。
Officeソフトでデータを作成している方は、
ぜひこの記事でPDF入稿のポイントを掴んでください。
書き出す前に注意したい！印刷に適したPDFとは
印刷に適したPDFとは、フォントが正しく埋め込まれ
文字化けなどの印刷トラブルを防げるようになっているものを指します。
そのほか、Officeの特殊な効果や
画像の解像度などもPDFに変換する際は注意が必要です。
具体的に「印刷」に適したPDFとは、どのようなものか解説します。
1.印刷で再現の難しい効果やデザインをしていない
Office系アプリケーションの一部の機能については、
PDF変換した際に、正常に絵柄が反映されない場合があります。
たとえば、下記の機能は、あまり印刷物には使用しないほうがよいでしょう。
使用する際には正しく変換されているかPDFを確認しましょう。
・透過性機能
・パターン機能
>>Officeソフトの「特殊な効果」についてはこちら
2.フォントがすべて埋め込まれている
基本的にフォントはPDF書き出し時に自動で埋め込まれます。
ですが、埋め込みができないフォントもありますので注意が必要です。
事前の確認を徹底するようにしましょう！
>>埋め込みが正しくされているかの確認方法はこちら
3.低解像度の画像を使用していない
印刷時に推奨している画像解像度は「350ppi」です。
※モノクロの場合は「600ppi～1200ppi」必要です。
PDF入稿のメリット
当店がPDF入稿をおすすめしている理由は以下の4点からです。
【理由1】 パソコン環境やソフトウェアを選ばない
【理由2】 ファイルの個数を少なくでき、サイズも抑えられる
【理由3】 文字化けなどのトラブルに強い
【理由4】 入稿リスクが低減できる
印刷データは作成したお客様の作業環境により、ソフトやフォントなどが異なります。
そこで印刷データをPDFに変換していただくことで
その作業環境ごとに異なる部分を
印刷会社側とすり合わせるための「PDF」なんですね。
お客様からすると作業が一手間増えてしまいますが、
印刷トラブルを防ぐための１番の近道としてPDF入稿で運用しています。
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初心者におススメ！Officeソフトで書き出す方法
ここでは､Officeソフトウェア（Word ･Excel ･PowerPoint など）から
入稿用PDF（印刷用PDF）を作成するための手順を説明しています。
作成したソフトから直接書き出すので、わざわざアプリやソフトを
ダウンロードする手間がかからず便利です。
※Officeソフトから直接PDFを書き出す際の注意点
写真･画像の画質は主に200dpi程度にダウンサンプル（解像度が低下）します。
精密な画像を使用している場合は、画像が荒くなっていないか、
潰れていないか作成したPDFを必ずご確認ください。
OfficeソフトでのPDF書き出し手順
※掲載画像はWordのものですが､Excel､PowerPointも､選択項目は基本的に同じです。
【手順】
1.PDF変換したいデータを開き､｢ファイル｣から｢エクスポート｣を選択します。
▶｢PDF/XPSドキュメントの作成｣より､｢PDF/XPSの作成｣をクリックします。
2.ファイルの種類がPDFになっていることを確認し､｢オプション｣をクリックします。
3.PDFのオプションより｢ISO 19005-1に準拠（PDF/A)｣にチェックを入れ､
｢OK｣をクリックします。
4.設定を終えたら､｢発行｣をクリックし､PDF変換完了です。
【PDFの確認】
PDF作成後必ず､元のデータから見て文字がずれていないか､
画像が抜けていないかなどの確認をしてご入稿ください。
表示を拡大して､画像の解像度などに問題がないかもご確認ください。
●保存したPDFはご入稿前に､データ通りにデザイン･内容が正しく再現されているか､
必ずご確認ください。
●当店では､PDF内のデザイン･内容の校正･校閲は行いません。絵柄が正しく再現されていない
PDFをご入稿いただいた場合､そのまま印刷されてしまう可能性がございます。ご注意ください。
●変換後のPDFファイルで不具合（画像の背景色や透明色が白抜きになるなど）があった場合は､
以下のように変更後､再度PDF変換を行ってください。
1.｢ISO 19005-1に準拠(PDF/A)｣のチェックを外す
2.｢フォントの埋め込みが不可能な場合は､テキストをビットマップに変換する｣にチェックを入れる
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細やかな設定が可能！CubePDFで書き出す方法
CubePDFとは、Microsoft Word,Excel,PowerPointなどの様々なアプリケーションから、
印刷用データをすばやくPDFに変換することのできる、PDF変換・作成ソフトです。
CubePDFは下記よりダウンロード、インストールしてご利用いただけます。
>>https://www.cube-soft.jp/cubepdf/
CubePDFでのPDF書き出し手順
※手順の画面はWordの場合ですがExcel、PowerPointも同様にして変換いただけます
【手順】
1.プリンターの設定
▶PDF変換したいデータ開き、「ファイル」から「印刷」を選択
▶プリンターから「CubePDF」を選択し、「プリンターのプロパティ」をクリック
2.CubePDFのプロパティから詳細を設定
▶「詳細設定」をクリック
▶用紙サイズ 「A4」など冊子の仕上がりサイズ
▶印刷品質 「600dpi」
▶TrueTypeフォント：「ソフトフォントとしてダウンロード」
▶PostScript出力オプション：「エラーが軽減するよう最適化」
▶TrueTypeフォントダウンロードオプション：「アウトライン」
上記の設定終了後、「OK」をクリックし、最初の画面に戻ります
※塗り足しが必要な場合
▶用紙サイズ 「PostScriptカスタムページサイズ」を選択
▶カスタムページサイズの設定より「幅」と「高さ」を入力し「OK」をクリック
仕上がりサイズに上下左右に3mmずつ、足したサイズを入力。
※A4サイズの場合→幅：「216mm」と高さ：「303mm」
3.CubePDFのプロパティに戻り、「OK」をクリック
4.「印刷」をクリック
5.CubePDFのウインドウから「変換」をクリック
6.データの保存先を指定。ファイル名をつけ「保存」をクリック
7.CubePDFのウインドウに戻り「変換」をクリックし、PDF変換完了
●保存したPDFは、ご入稿前に、データ通りにデザイン・内容が正しく再現されているか、必ずご確認ください。
●当店では、PDF内のデザイン・内容の校正・校閲はおこないません。
絵柄が正しく再現されていないPDFを入稿いただいた場合、
そのまま印刷されてしまう可能性がございます。ご注意ください。
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PDFを書き出した後にチェックしたいポイント
ネット印刷では、入稿されたPDFは基本的にそのままの状態で出力されます。
PDFを書き出した後は、
入稿前に必ずご自身でPDFのデータを開き、下記のチェックを行ってください。
不備があると印刷トラブルや納品遅れの原因となってしまいます。
1.PDFは正常に表示されていますか
入稿前に必ずAdobe Acrobat(Reader)でPDFを表示し、問題がないかご確認ください。
2.PDFデータのサイズは合っていますか
PDFデータが注文する印刷物のサイズで作成されているかご確認ください。
3.フォントは埋め込まれていますか
すべてのフォントが正しく埋め込まれているかご確認ください。
フォント情報を【ファイル】▶【プロパティ】▶【フォント】よりご確認ください。
フォント名のあとに（埋め込み）もしくは（埋め込みサブセット）と
表示されていれば埋め込まれています。
4.セキュリティ設定や注釈コメントは使用していませんか
セキュリティ設定や注釈コメントは使用しないでください。
まとめ
この記事は、Officeソフトからネット印刷に最適な
印刷用PDFを書き出す方法を２種類ご紹介しました。
ネットで印刷をすることが初めての方も、便利で安全なPDFの作成を理解したことで
今後の入稿がよりスムーズになること間違いなしです。
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