Wordで作ったデータも安心！PDF入稿のノウハウを解説
近年、ネット印刷が主流になりつつありますが、多くの印刷会社がPDF入稿を推奨しています。
しかし、「WordやPowerPointで作成したデータで注文したいけれど、PDF入稿はわからない」という方も多いのではないでしょうか？
本記事では、そのような方々のために、WordやPowerPointで作成したデータを印刷用PDFに書き出す方法や注意点を紹介します。
Officeソフトを使用してデータを作成している方は、この記事を参考にしてPDF入稿のポイントを掴んでください。
PDF入稿で注意したいこと
近年、ネット印刷でのPDF入稿が主流になってきています。しかし、PDF入稿には注意すべき点があります。特に、印刷会社にとって扱いにくいPDFデータは、印刷結果に影響を与える可能性があります。ここでは、未然にトラブルを防止するために、PDF入稿で注意すべき点を紹介します。
再現が難しいデザインは避けること
WordやPowerPointで作成したデータは、印刷する際、紙に完全に再現することは困難です。そのため、紙に再現することが難しいデザインは、印刷時に問題を引き起こす可能性があります。
例えば、多彩なカラーのグラデーションや影を使用すると、印刷時には再現されない場合があります。また、印刷用紙に対してデザインの大きさや比率が合っていない場合も、再現が困難になります。
単純なデザインにするか、印刷会社に相談してから作成することが望ましいでしょう。
フォントは埋め込みが必要
基本的にフォントはPDF書き出し時に自動で埋め込まれますが、埋め込みができないフォントもありますので注意が必要です。
フォントが埋め込まれていない場合、PDFを開いた端末にフォントがインストールされていない場合は、文字が崩れたり、置き換えられたりする可能性があります。
印刷会社によっては、フォントを変更される可能性があるため、PDFにフォントを埋め込むことが望ましいでしょう。
低解像度の画像は使わない
低解像度の画像を使用すると、拡大印刷した際に画像がぼやけたり、歪んだりすることがあります。
画像の解像度は印刷会社によって異なるため、印刷会社に相談してから、画像の解像度を設定することが望ましいでしょう。
PDF入稿のメリットとは？
近年、印刷業界ではPDF入稿が主流となっています。PDF入稿とは、作成したデータをPDFファイルとして印刷会社に提出することで、より高品質な印刷物を作成することができます。
では、PDF入稿のメリットについて見ていきましょう。
■ 再現性が高い
PDFファイルは、作成したデータを固定化することができます。これにより、印刷時にデータのレイアウトやフォント、画像などが変化することがなくなります。また、PDFファイルは、作成した環境や機種による変化がほぼないため、再現性が高いと言えます。
■ 印刷の品質が向上する
PDFファイルは、高品質で印刷物を作成することができます。例えば、JPEGファイルは、画像を圧縮することでサイズを小さくするため、画質が劣化することがあります。一方、PDFファイルは、画質を維持しながらファイルサイズを小さくすることができるため、高品質な印刷物を作成することができます。
PDF入稿には、印刷を発注する側、印刷会社側の双方にメリットがあります。
作成したデータをPDFファイルとして提出することで、より高品質な印刷物を作成することができますので、ぜひ参考にしてみてください。
WordでPDF入稿する方法
Wordで作成したデータをそのまま印刷会社に送るのは、そのままでは印刷がうまくいかないことがあります。そのため、PDFに変換して入稿する必要があります。ここでは、WordからPDFに変換して入稿する方法について解説します。
書き出し手順
WordからPDFに変換するには、「エクスポート」という機能を使います。エクスポートを行うことで、PDFに必要な情報が付与され、印刷会社でも正しく印刷できるようになります。
1.「ファイル」タブを開き、「エクスポート」をクリックします。
2.「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選択します。
3.「オプション」をクリックし、「ISO 19005-1 準拠 (PDF/A)」にチェックを入れます。
4.「標準」で「品質（オンスクリーン表示用）」を選択します。
※「最小ファイルサイズ」を選択することもできますが、画質が落ちるため、印刷用途でなければお勧めしません。
フォントの埋め込み方法
Word 2010以降のバージョンでは、フォントを自動的に埋め込む設定がされています。ただし、フォントを埋め込めない場合や、埋め込み方が不適切な場合もあります。フォントを埋め込めない場合は、PDFファイルの表示が崩れる可能性があります。
細かな設定が可能！Cube PDFでPDF入稿する方法
PDF入稿は、印刷会社から推奨されるデータ形式の一つですが、WordやPowerPointで作成したデータをそのままPDF化しても、うまく入稿できないことがあります。そこで、PDF化ソフトを使って細かい設定を行い、入稿できるデータを作成することが求められます。この記事では、CubePDFを使ってPDF入稿する方法を紹介します。
【CubePDFとは】
CubePDFは、フリーソフトのPDF化ソフトです。細かい設定が可能で、フォント埋め込みや画像の圧縮、プロファイルの指定など、PDF入稿に必要な機能が備わっています。また、PDFファイルの編集や変換などもできます。
Cube PDFの使い方
CubePDFを使ってPDF入稿する手順を紹介します。
1. CubePDFをダウンロードして、インストールします。
2. CubePDFを起動し、「ファイル」→「PDF作成」を選択します。
3. 変換するファイルを選択し、「開く」をクリックします。
4. 変換設定画面が表示されます。ここで、フォントの埋め込みや圧縮率、プロファイルの指定などを行います。印刷会社の指定に従って設定を変更しましょう。
5. 設定が完了したら、「変換」をクリックします。
6. 変換が完了したら、PDFファイルが作成されます。
CubePDFを使ってPDF入稿する方法を紹介しました。CubePDFはフリーソフトなので、誰でも簡単に使うことができます。PDF入稿には細かい設定が求められますが、CubePDFを使えば簡単に設定できるため、安心してPDF入稿を行うことができます。
PDF入稿前の確認ポイント
PDF入稿は、作成したPDFが正しく印刷されるようになるため、多くの場合必要とされます。しかし、PDFファイルを入稿しただけで、そのままプリントアウトされるわけではありません。 PDFファイルが正常に印刷されるようにするためには、PDFファイルを確認して問題を解決する必要があります。以下は、PDF入稿後に確認するべきポイントです。
PDFが正常に表示されているか
PDFファイルが正常に表示されるかを確認することは非常に重要です。確認のため、PDFファイルを開いて、全ページが正常に表示されていることを確認してください。
ファイルサイズが適切か
P PDFファイルのファイルサイズは、データ転送のための重要な要素です。大きすぎるファイルサイズは、転送時間を長くするだけでなく、プリントアウト時にも問題を引き起こす可能性があります。したがって、ファイルサイズが適切であることを確認してください。
フォントが埋め込まれているか
PDFファイルには、使用されたフォントが含まれている必要があります。そうでない場合、プリントアウト時に正しく表示されない可能性があります。フォントが埋め込まれていることを確認してください。
PDFファイルに正しくフォントが埋め込まれているかどうかを確認するには、Adobe AcrobatなどのPDFビューワーを使って確認することができます。
セキュリティ設定や注釈コメントが残っていないか
PDFファイルには、セキュリティ設定や注釈コメントが含まれることがあります。これらの設定やコメントが残っている場合、印刷時に問題を引き起こす可能性があります。これらの設定やコメントが残っていないことを確認してください。
まとめ
いかがでしたか？
今回は、WordやPowerPointで作成したデータで印刷を注文したいけれど、PDF入稿はよくわからないという方のために、PDF入稿のノウハウを解説してきました。
PDF入稿には注意点がありますが、それらを把握しておけば、スムーズに印刷を注文することができます。
具体的には、再現の難しいデザインや低解像度の画像を避け、フォントを埋め込み、セキュリティ設定や注釈コメントを削除することが重要です。
また、CubePDFを使えば、さらに細かな設定が可能となります。PDF入稿後には、PDFが正常に表示されているか、ファイルサイズが適切か、フォントが埋め込まれているか、セキュリティ設定や注釈コメントが残っていないかなどを確認しましょう。
Officeソフトでデータを作成している方は、ぜひPDF入稿のポイントを把握して、スムーズな印刷を実現してください。
