会社案内のパンフレット冊子を作りたい！大事なポイントを紹介

「入社希望の学生さんに自分の会社についてしっかり知ってもらいたい」
「自社のプレゼンを見込み客やクライアントにする際、きちんと内容がまとまっている資料がほしい」
そんなとき準備しておきたいのが「会社案内」です。

今回は「会社案内を作って印刷したい、でもどうやって進めてよいかわからない」という人に向けて、会社案内の作成方法の基本についてご紹介したいと思います。

会社案内の作成にあたって重要なポイント

会社案内の作成にあたっては、以下の「4W2H」をより明確にしてから進めていくことが重要です。

この中で、特に「Why」と「Whom」はきわめて大事なポイントとなります。
これは「何のために会社案内を作るか」、そして「読んでもらいたい層を誰に想定するか」ということ。ここをいかに定めるかによって、会社案内の紙面内容は大きく変わってきます。

たとえば新入社員の勧誘や募集を目的とする学生向けの会社案内ならば、簡潔でありながらも読み手の士気が上がるようなメッセージ性の高い制作物にすると学生は「この会社に行きたい！」という気持ちが強まります。

一方で、見込み客や既存客など同じ業界の関係者に対して、製品やサービス、保有施設などの認知・理解を図りたい場合はどうでしょうか？
このような目的で作る会社案内は本業をPRするセールスツールとしての意味合いがより濃くなります。そうなると紙面内容は自ずとビジネスに特化したより専門性の高い内容になっていきます。またそのような内容にすることで顧客獲得の確率も高まっていきます。

目的（Why）と読者対象（Whom）は連結しており、会社案内を作成する意義そのものと言えます。
ですから繰り返しになりますが、会社案内の作成にあたっては、4W2H、とくにWhyとWhomをより明確に定めてから着手するようにしましょう。

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会社案内作成の流れ

「4W2H」をしっかり設定したら会社案内の作成を具体的に進めていきましょう。

会社案内ができるまでのステップを簡単に示すと、

といった流れになります。
それでは、これから上記に示した各項目について説明していきたいと思います。

1.構成・内容の決定

会社案内に掲載する内容は、大きく分けると、
①基本事項（会社概要、沿革、会社への案内図など）
②オリジナル性の高い情報（代表者のメッセージ、商品・サービスのPR記事、スタッフ紹介など）
の2つに分けることができます。

①基本事項としては、
・会社概要
・沿革
・業務内容
・主な取引先
・各事業所・支店・部門紹介
・会社への案内図（アクセスマップ）
などが挙げられます。

②オリジナル性の高い情報としては、
・代表者メッセージ
・企業理念や業務内容のコンセプトマップ
・商品・サービス紹介
・主要設備の紹介
・各部門スタッフの取り組み紹介
・先輩社員の声
・社内風景の写真
などが挙げられます。

①の基本事項はすべて掲載するのが一般的です。②のオリジナル性の高いメッセージに関しては、先ほどの4W2Hで明確にしたものに沿って2～3ほどに絞って作るとよいでしょう。

なお、作成にあたってはコンテンツを盛り込みすぎないように注意してください。
たくさん情報を入れすぎると読み手の読む意欲がどうしても減退してしまいます。また、作り手自身も何が伝えたいかよくわからないものになってしまいます。

内容を絞り、コンパクトな表現を心がけましょう。

2.原稿の作成

構成・内容が決まったら、いよいよ原稿づくりです。

先ほどもお伝えしましたが、原稿の内容はボリュームを抑えて簡潔にまとめるようにしましょう。
ポイントは一文を長くしすぎないことです。文が長くなり主語・述語・修飾語の関係がつかみにくくなると内容が頭に入らず、読者は「文をただ眼で追う」状態になってしまいます。

原稿作成に際しては、事前に伝えたいメッセージやキーワードを整理して、コンパクトな文体で書き進めていくようにしましょう。そうすることで大切なメッセージやキーワードがより正確に読者に伝わりやすくなります。

あとこれはちょっと裏技的なのですが、商品やサービスの内容を掲載する場合はあまり詳細な情報を入れないようにするのがベターです。こうすることでバージョンアップやモデルチェンジをしたときの修正が少なくなり、さまざまな状況への対応がしやすくなります。

3.レイアウト・デザインの作成

会社案内は芸術作品ではありません。
「対象読者に会社のことをよりよく知ってもらう」という目的を達成するためには「趣向をこらした美しいレイアウト・デザイン」よりも、「読みやすく内容の伝わりやすいレイアウト・デザイン」の方が断然効果的です。

レイアウト・デザインの制作にあたっては、インターネット上の無料テンプレートサービスを活用したり参考にしたりすると効率よく進めることができます。

また、社内に詳しい人がいなくて、「自分たちで作成するのは難しい」という場合には社外のデザイン制作会社に依頼するとよいでしょう。
この場合、どんな紙面イメージにしたいかおおよその方向性は前もって伝えておきましょう。もし、「他社のものだけどこんな紙面にしてほしい」というものがあればそれをぜひ制作会社に提示してください。あるいは制作会社に「良いサンプルがあれば見せてほしい」とリクエストしてみましょう。

良いサンプルがあれば制作会社のデザイナーやライターはより具体的に完成品のイメージを描くことができます。そして、制作に要する時間や労力も短縮させることができます。制作に要する時間や労力が短縮すれば、それだけ制作コストも抑えることができます。

4.印刷の発注

印刷は、「印刷会社に依頼する」のが、最もベストな方法です。
労力も少なく、お客様に配布してPRする販促物として考えると、品質や効果の面でもおすすめです。
近年では、ネット印刷で少ない部数から気軽に注文することもできます。必要な部数に応じて、調べてみると良いでしょう。
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パワーポイントなどを作ったものをプリントアウトし、ホッチキスで綴じるなどして自作するというのは手軽にできる方法ですが、よほど緊急の場合以外はおすすめしません。
厚手で光沢のある紙に美しく印刷され、折り目できっちり針金綴じされた会社案内と見比べるとどうしても見劣りしてしまいます。
また、会社案内を自前でたくさん作ろうとすると用紙もそれだけ必要になり、手間もコストもかかります。

実際のところ、プリントアウトした自作の会社案内よりも、印刷会社の印刷機で出力した会社案内の方が、読み手への印象や保存性などの点でも断然メリットが多いと言えます。

他社と差をつけるポイント

印刷会社には優れた紙面加工を行えるところが多くあります。

紙面加工を施すことで紙面のグレードを上げることができます。それによって他社よりも訴求力が強く、存在感のある会社案内にすることができます。

以下に印刷で他社と差をつけるポイントをいくつか紹介したいと思います。

使う用紙を検討してみる

表面に光沢材が塗られたコート紙を使うと写真がいっそう鮮明になります。また厚手の紙を使うと、手に取ったときの高級感がよりいっそう付与されます。

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紙面加工を施す

会社案内で有効となる紙面加工技術の例を以下に紹介します。

・表紙PP加工

紙の表面にPPフィルムを貼ることで、表面をコーティングして保護できる加工です。摩擦や傷から表面を保護できるのに加え、見栄えが良くなり光沢感や高級感を出すことができます。表紙に使うのが一般的で、箔押しやエンボスといった加工に比べて、低コストで行えるのも特徴です。

・箔押し加工

金箔や銀箔など金属光沢をもつ素材を熱と圧力で紙に転写する技術です。高級感を付与したいときに使います。表紙に使うと効果的です。

・エンボス加工

「浮き出し加工」とも呼ばれます。文字やデザインの象られた凸版を裏面からプレスして表面に型を押し上げる技術です。これにより文字やデザインに立体感が付与されます。

・デボス加工

「空押し加工」とも呼ばれます。エンボス加工とは逆の加工法で、凸版を表面から紙にプレスして、その形だけ紙をへこませる技術です。

・ポケット加工

最終面にポケットを作ります。会社案内だけでは収載しきれない詳細情報や商品のチラシやサンプルなどを入れられるのでとても便利です。

・ポップアップ加工

ページを開くと中央部分が立ち上がる仕掛けです。絵本などでよく使われる技術で、見た人にインパクトを与え、印象づけます。
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これらの加工技術は印刷会社によって得意・不得意があります。
会社案内の印刷を印刷会社にお願いするときは、その会社でどんな加工ができるかを予め確認しておくようにしましょう。

まとめ

今回は会社案内作成の流れと印刷発注時のポイントについて、簡単に紹介しました。
内容がきちんとまとまっていて、かつ体裁がすぐれた会社案内があれば、自信と誇りをもって見込み客やリクルート活動中の学生たちに提示することができます。
また、そのような会社案内を見た人たちはその会社に対して好印象を抱きやすくなります。

自分たちにとって有利となる追い風をもたらしてくれる会社案内、良いものをしっかり作っていきましょう。