【総会資料の作り方】おすすめ印刷仕様もご紹介
総会資料を作成する際、作成方法や印刷の仕様などで迷われる方も多いのではないでしょうか。いくつかのポイントを抑えて作成、印刷することによって、分かりやすく見やすい資料に仕上げることが可能となります。
この記事では、総会資料の作り方のポイントやおすすめの印刷仕様についてご紹介していきます。
総会資料は「分かりやすさ」を意識する
総会の内容を充実させるためには、分かりやすい資料を作成することが重要です。
分かりやすい資料を作成することのメリットとして、「参加者が総会の内容を理解しやすくなる」ということが挙げられます。
口頭だけの説明では、全ての情報を正しく理解することが難しかったり、聞き逃してしまう可能性があります。内容の整理された資料を配布することができれば、口頭だけでは伝わりにくい部分や聞き逃した箇所を補完してもらうことができます。
また、資料の情報が整理されていれば、参加者はスムーズに総会の内容を理解することができ、効率的に話し合いや意思決定を行うことができます。
時間の効率化を図るためにも、作成の具体的なポイントを理解し、より良い資料に仕上げていきましょう。
総会資料の「表紙」を作成する際のポイント
表紙を作成する際は、会議の内容が理解できるよう、記載しておくとよい要素があります。しっかりと押さえておきましょう。
資料の表紙には「タイトル、会議名、日付」などのマスト要素を記載します。
タイトルは、何についての資料なのかが明確に分かる、簡潔なものにします。会議資料は修正が入ることもあるため、日付は必ず最終更新日を記載しておきましょう。
必要不可欠な要素を押さえておくことで「何についての資料なのか」が明確にわかる表紙になります。
総会資料の「本文」を作成する際のポイント
本文を作成する際のポイントは大きく3つあります。
1.「基本構成を考え、内容を組み立てる」
資料作成に取りかかる前に、基本構成を考え、話の順番を組み立てる必要があります。わかりやすく伝えるための構成例は以下の通りです。
①「イントロ」課題や原因を提示し、主題を明確にする
②「ボディ」解決策の提案、メリットや効果を説明する
③「エンディング」結論・まとめ
④「アペンディックス」補足資料
この構成は、参加者がストレスを感じないで聞ける論理的な構成と言われています。
2.「5W2Hを意識してまとめる」
情報を明確に共有するためには、5W2Hの要素を含めて伝えることが重要です。
「Why（なぜ）・What（何を）・Who（誰が）・Where（どこで）・When（いつ）・How（どのように）・How Much（いくら）」を意識し、まとめていきましょう。
3.「箇条書きを活用し、1項目13文字以内にする」
人間が瞬間的に認識できる文字数の上限は、13文字と言われています。長々と文章を書くのではなく、適宜箇条書きを利用し、要点をまとめていくことが大切です。
図を入れるときのポイント
文字だけの資料は、読み手にはあまり親切ではありません。文章内に関連する図や写真・イラストを入れ、内容をイメージしやすくすることも、分かりやすい資料作成に効果的です。
人の目線の動きには決まった動きがあると言われています。人が紙媒体をチェックする際は、「左上→右上→左下→右下」のようにZの形を描きつつ視線が動くと言われており、この視線の動きは「Zの法則」と呼ばれています。そのため、内容が伝わりやすい資料に仕上げるためには、この導線上に伝えたい情報を配置すると効果的です。
Zの法則を意識しつつ文章の途中に図を入れることによって、読み手の目線の動きを誘導しながら、内容をしっかりと伝えることができます。
総会資料の冊子仕様の選び方
総会資料を作成する際には、冊子仕様の選び方も重要となります。
冊子の綴じ方やサイズ、用紙の種類など、選択しなければいけない項目は様々です。それぞれの特徴やメリット、デメリットを理解することによって、作成する冊子に合った適切なものを選択することが可能となります。
ここからは冊子の綴じ方、サイズ、用紙の種類についてご紹介していきます。冊子を作成する際の参考にしてみてください。
無線綴じ・中綴じの選び方
冊子の綴じ方には、「無線綴じ」と「中綴じ」があります。
「無線綴じ」は、本の背を糊で固めて綴じる製本方法です。本文ページを重ねて糊付けするため、ページ数が多い冊子にも対応でき、背表紙ができるのが特徴です。作りが丈夫で、高級感のある冊子に仕上げることができます。ただし、綴じ部分が平らに開きづらい作りとなっているため、見開きのレイアウトにはあまり適していません。
「中綴じ」は、背の中央に針金を通して綴じる製本方法です。冊子の折り位置にあたる見開き中央で綴じるため、綴じ部分までしっかりとページを開くことができます。そのため、図や写真などを見開きでレイアウトしたい場合に適している製本方法です。ただし、針金の長さ分しか綴じられないため、ページ数が多くなる場合(100ページ以上など)は適していません。
以上のことから、ページ数が多い厚めの冊子を作成する場合は「無線綴じ」、図や写真などを見開きでレイアウトしたい場合は「中綴じ」を選ぶのをおすすめします。
おすすめサイズはA4・A5
総会資料を作成する際の用紙のサイズは、「A4」または「A5」がおすすめです。
A4判のサイズは、210mm×297mmです。最も一般的に使われている用紙のサイズです。テキストが読みやすく、図や写真なども無理なくレイアウトできるため、全体的にバランスよく仕上げることができます。様々な場面で幅広く選ばれているサイズなので、イメージがしやすく保管の際にも都合がいいというメリットもあります。
A5判のサイズは、148mm×210mmです。これはA4判の半分のサイズになります。コンパクトで手で持ちやすく、メモも取りやすいサイズになっています。鞄にもかさばらずに収納することができ、持ち運びも非常に便利です。
おすすめ用紙はマットコート紙・上質紙
用紙は「マットコート紙」または「上質紙」がおすすめです。
「マットコート紙」は、紙の表面につや消しのコーティング加工を施した印刷用紙です。光沢が抑えられており、表面の光の反射が少ないため、文字が読みやすいのが特徴です。表面はサラッとした質感で、ツヤがないため、落ち着きのある上品な印象に仕上げることができます。 発色が良く、写真や図を多用するフルカラー印刷の冊子に適しています。印刷された文字やデザインが見やすいことから、文字数の多い印刷物にもよく使用されます。
「上質紙」は、紙の表面にコーティングがされていない印刷用紙です。塗料を使用していないため、紙の表面にツヤが少なく、さらさらとした手触りが特徴的です。 筆記性に優れており、文字主体の印刷物で多く使われています。鉛筆やボールペンなどで書いた場合にインキが乾きやすいため、ノートやメモ帳の用紙に頻繁に使用されています。また、丈夫で破れにくいため、何回もめくったり書き込んだりする印刷物にも適しています。
総会資料に最適！おすすめの冊子オプション
ネット印刷プリントモールでは、「カラーページ差し込み」をオプションとしてご用意しています。モノクロの冊子に、部分的にカラーを入れるだけで、注目度、伝わりやすさが断然変わってきます。
現在、モノクロ印刷の価格で、フルカラーページを2ページまで差し込みができるお得なキャンペーン中。
「中綴じ」の場合は、表紙・本文の中にカラーページを2ページ差し込むことが可能です。表紙をカラー印刷、本文をモノクロ印刷という形で使い分けることもできます。
「無線綴じ」の場合は、本文のみカラーページを2ページ差し込むことができます。扉ページ2ページ分をカラー印刷にし、それ以外をモノクロ印刷にするといった仕様が可能です。
見やすく分かりやすい資料に仕上げるために、是非「カラーページ差し込み」を活用してみてください。
ご希望の方はご注文時に「カラーページ差し込み希望」の旨とカラー対象となるページについて備考欄にご記入ください。
>>カラーページ差し込みができるネット印刷プリントモールの冊子商品
まとめ
総会資料の作り方のポイントやおすすめの印刷仕様についてご紹介してきました。表紙や本文作成のポイントを抑えるだけで、情報の整理された分かりやすい資料に仕上げることが可能です。用紙の種類やサイズ、綴じ方などの印刷仕様に関しても工夫を施すことで、参加者にスムーズに内容を伝えることができます。
総会資料の印刷に関して、不明点がある場合は、ネット印刷プリントモールまでご相談ください。
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